+32 (0)10 24 80 69

hoe pak je het aan…

managen met zin voor realisme

Opgebrand, burn-out. De cijfers van uitgetelde werknemers nemen een hoge vlucht, en niet alleen in bedrijven met een meedogenloze reputatie. Ook ngo’s krijgen de bal in het gezicht. Te veel moeten en te weinig kunnen… een ziekte van de tijd.

Elke zichzelf respecterende organisatie  stapt bewust of onbewust in de tredmolen: ze legt de lat steeds hoger en elk jaar overstijgen de nieuwe doelstellingen de oude.
We moeten steeds een tandje bijsteken, krijgen niet noodzakelijk extra hulp, maar moeten toch producten of diensten af¬leveren die aan de hoogste eisen voldoen. En op een dag geraken we niet meer uit de startblokken…Waarom slaan we tilt, ter¬wijl de doelstellingen zo uitdagend zijn, de plannen zo veelbelovend?

Delicaat evenwicht

Om de eenvoudige reden dat we ons¬zelf zaken opleggen of opgelegd krijgen waarvoor we niet voldoende middelen in¬zetten of aangereikt krijgen: tijd, personeel, kennis, materiaal of geld. Geen wonder dat stress de kop opsteekt. Stress is een signaal dat we niet op de meest adequate wijze aan het handelen zijn. Onze doelstellingen zijn vaak op zich niet onhaalbaar, maar ze vra¬gen een alternatieve managementmethode, een manier om het delicate evenwicht tus¬sen eisen en middelen veilig te stellen. Dat is alvast geen luxe in ontwikkelingssamen¬werking, waar meer dan in welke sector ook het (on)bedekte verlangen sluimert om de wereld te verbeteren, terwijl de middelen erg schaars zijn, de uitdagingen bijzonder groot en het aantal uren in een dag schrij¬nend beperkt.

Eisen en middelen in de weegschaal

Een heel eenvoudige, maar uiterst doel¬treffende methode om onze ambities en de beschikbare middelen realistisch in te schatten, is de eisen-middelenpiramide. Het is een praktische oefening die ons leert om onze obsessie voor het resultaat te la¬ten evolueren naar een focus op het hoe. De eisenmiddelenpiramide berust op de volgende kernidee: wanneer de basis van middelen te smal is om het gewicht van de eisen te dragen, is de piramide wankel. De eisen-middelenpiramide keert de verhou¬dingen om, zodat onze doelstellingen gedragen worden door een brede ba sis van middelen. Dat brengt rust, een absolute voorwaarde om tot actie te kunnen overgaan.

Een dosis realisme

Maar wat als de middelen veelal vastliggen en bovendien beperkt zijn, zoals maar wat vaak het geval is in ontwikkelingssamenwerking? Dan is het evenwicht herstellen niet zomaar een kwestie van extra mid¬delen inzetten. In de ngo-realiteit zal de eisen-middelenpiramide pas stabiel zijn wanneer we ook onze eisen bijstellen. Heel wat ontwik¬kelingsorganisaties zijn immers in hetzelfde bedje ziek: onrealistisch veel willen doen omdat de nood nu eenmaal erg hoog is.

Uit de impasse

Velen die de oefening toepasten, in groepsverband of individueel, ont¬dekken de eisen-middelenpiramide als een ware eye-opener. Wat tevo¬ren een onoverkomelijke opdracht lijkt, wordt nu toch haalbaar en bevattelijk. En dit geldt voor de meest simpele tot de meest com¬plexe uitdagingen. Toch valt of staat het succes van de oefening met de bereidheid van de deelnemers om de uitdaging aan te gaan. Wanneer mensen opgesloten zitten in een vastgeroest kader (‘dat hebben we allemaal al geprobeerd en het haalt niets uit’), is het aangeraden eerst met andere oefeningen een mentale opening te bewerken.

Sylvie Walraevens

Hoe eisen en middelen in evenwicht brengen

Hochspringer im Gegenlicht

1

Maak de eis concreet

Geef een gedetailleerde beschrijving van de doelstelling: tegen wanneer, hoeveel enzovoort.

2

Breng de middelen in kaart

Maak een overzicht van de middelen (tijd, geld, mensen, materiaal) die je ter beschik-king hebt.
Vaak zal duidelijk worden dat de verhou¬ding tussen eisen en middelen ontwricht is.

2

Zoek naar oplossingen

Ga op zoek naar bijkomende middelen: tijd (uitstel vragen), hulp, materiaal, … Een brainstorming over alle mogelijke, ook niet-realistische oplossingen helpt om taboes te ontmaskeren en de deur te openen voor onvoorziene, haalbare alternatieven (bij-voorbeeld: externen inschakelen, reserves aanboren, …). Kies vervolgens uit de brain-storming de oplossingen die je effectief kan uitvoeren.

3

Meet je stressniveau

Hoe voel je je bij de nieuwe situatie? Heb¬ben de extra beschikbare middelen rust gebracht? Vaak blijkt een voortzetting van de oefening nodig.

5

Stel je eisen in vraag

In vele gevallen zal het inzetten van extra middelen beperkt blijven. Dan dringt zich een volgende stap op: de eisen bijstellen. Je hoeft je doelstellingen niet overboord te gooien, maar hou er rekening mee dat ze misschien niet 100% gehaald worden. Worden de eisen opgelegd door een hiërarchisch hogere? Onderhandel dan met een duidelijke situatieschets voor extra middelen: een dagje meer, een helpende collega,…

6

Meet opnieuw je stressniveau

Evenwicht tussen de ingezette middelen en de voor¬opgestelde doelstelling brengt rust. Zodra het stress-niveau gedaald is, kan tot actie overgegaan worden.

7

Maak een actieplan

Werk een gedetailleerd plan uit om je doelstelling te realiseren, met inbegrip van middelen en timing.